在商業合同中，履約保證金是確保合同雙方能夠按約定履行義務的一種方式。當合同關系終止或履約義務完成后，保證金的退還將是一個關鍵問題。本文將深入探討履約保證金的退還流程，并提供一個通用的聲明范本，以供相關方參考使用。
履約保證金是指在合同簽訂時，合同一方（通常為承包方）向另一方（通常為發包方）支付的一筆款項，用于擔保其按合同約定履行義務。如果承包方未能履約，發包方可以據此補償損失。常見于建設工程、服務合同等領域。
一旦合同履行完畢或因其他原因解除，承包方通常會申請退還履約保證金。以下是整個流程的簡要說明：
承包方需向發包方提交退還履約保證金的申請書，該申請書應該包含以下內容：
申請人信息（名稱、地址、聯系方式） 合同編號或名稱 退還保證金的金額及賬戶信息 申請理由及相關證明材料，如合同履行完畢的證明函件示例：
致 [發包方名稱]
申請人： [承包方名稱]
合同編號： [合同編號]
因合同已完成，現申請退還履約保證金。
退還金額： [金額]
退還賬戶信息： [賬戶信息]
感謝您的配合。
[承包方名稱]
[日期]
發包方在收到申請后，應對其進行審查，確保承包方確實按照合同要求完成了約定的工作。這通常涉及以下幾個方面：
對合同履行情況的核實 對承包方提交的證明材料進行審查 確認無未結算款項或糾紛如果審核通過，發包方會出具正式的同意退還履約保證金的通知。如果存在問題，發包方應及時與承包方溝通，并說明原因，給予承包方改正的機會。
審核通過后，發包方與承包方應共同簽署履約保證金退還確認書，確認退還金額、退還日期等細節。這一步驟的必要性在于明確責任和權利，避免日后產生不必要的糾紛。
確認書示例：
履約保證金退還確認書
甲方（發包方）： [發包方名稱]
乙方（承包方）： [承包方名稱]
根據雙方協商一致，甲方同意于 [日期] 退還乙方履約保證金 [金額] 元。雙方確認無其他爭議及未結算款項。
甲方簽字： __________ 日期： __________
乙方簽字： __________ 日期： __________
**，發包方按照約定的方式將履約保證金退還給承包方。這可以通過銀行轉賬或其他方式完成，具體支付方式應事先在確認書中約定。同時，建議雙方保留支付憑證，以備查驗。
案例一：成功退還
某建設項目中，承包方A成功完成了建設任務，并向發包方B申請退還履約保證金。A提交了完整的申請書及相關證明，B在審核后發現A合同履行情況良好，及時出具同意退還的通知，并**終成功退還保證金。此案例強調了完整的申請材料和及時的審核溝通在退還流程中的重要性。
案例二：拒絕退還
在另一個項目中，承包方C因未按照合同規定進行整改，被發包方D拒絕退還履約保證金。D指出合同中有關約定，C需進行整改后方可申請解鎖保證金。此案例提醒各方在履行合同過程中，應嚴格遵守約定，以免影響保證金的順利退還。
通過以上分析和流程說明，希望本文能為需要退還履約保證金的相關方提供全面、清晰的指導與范本。
